7 secretos de los mejores event planners

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Sociales

Los expertos que saben cómo planear y organizar un evento son conocidos como "event planners".

Consultamos con los más importantes de Guatemala acerca de lo que se debe hacer antes, durante y después de un evento y nos dimos cuenta que lo más importante para la mayoría es realizar acciones para reducir el estrés, más que hablar de tendencias de decoración o etiqueta.

Les preguntamos cómo planificar un evento y nos compartieron sus secretos que aquí resumimos en siete puntos.

  1. Hacer una lista de invitados lo más perfecta posible

Antes de pensar en el menú, el decorado y las bebidas, debemos saber cuántas personas estarán presentes. Vale la pena invertir tiempo en llamarles o enviarles mensajes personalmente para saber con certeza si podrán acudir.

Seamos sinceros con ellos y hay que decirles que se requiere una confirmación real que no hay inconveniente si no pueden asistir, muchas veces por pena o cortesía los invitados no dicen que no podrán acudir, pero si se les exponen los argumentos tendremos mayor seguridad para saberlo.

  1. Importa más la cantidad que la calidad de los alimentos

No hay nada que deje peor sensación en un evento que la de quedarse con hambre. Eso impacta más que cualquier otro factor en la satisfacción de los asistentes.

Todo depende del presupuesto pero debemos anticipar la cantidad de alimentos y bebidas para que nadie se quede sin servicio. Ese es el peor signo de desorganización.

  1. La atención a las sillas más que a la decoración

Otro aspecto fundamental es tener suficientes lugares para sentarse, de lo contrario dará una imagen de alta desorganización. Si algo molesta a un invitado es acudir a un sitio donde no le ofrecen ni siquiera un asiento.

Siempre es bueno tener un “stock” de sillas de un 15% por encima de la expectativa de presentes. 

 

  1. Las bebidas al alcance

Los invitados deben tener todo el tiempo a su alcance algo para saciar la sed. Generalmente las bebidas ya están preparadas en un evento de hotel, lo que hace más fácil su acceso. Parece algo elemental, pero hay organizadores que olvidan este aspecto y dejan una mala imagen de todo el evento.

  1. Tener cristalería y vajilla de más

Aunque depende del menú, un invitado usa en promedio entre 3 y 4 vasos y platos durante un evento, así que es conveniente multiplicar por esta cifra el número de asistentes para saber la disponibilidad de vajilla y cristalería.

  1. Limpiar todo el tiempo

La limpieza no empieza al finalizar el evento, sino durante. Todo el tiempo hay que estar recogiendo y sustituyendo loza, limpiando mesas, baños y áreas comunes. Un grave error es no contar con personal suficiente para limpiar cuando el evento se está llevando a cabo.

  1. Cuidado con las modas

Hay modas que no siempre caben en un evento. Por ejemplo la cabina de fotos o un grupo musical alterno no siempre pueden tener el espacio para funcionar de manera óptima. Debemos tener cuidado en lo que disponemos para nuestros invitados.

Sobre todo hay que ser claros y específicos en la misión y en cómo conseguiremos llevarla a cabo. Concentrémonos en el objetivo y alrededor de éste comencemos a construir los detalles en cómo organizar un evento. 

 

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