¿Qué debes considerar al elegir el lugar para tu evento corporativo?

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

 

La base sobre la que se desarrollará su evento corporativo es la sede. Y en una larga lista de tareas cuando lo estás organizando, una de las primeras cosas por resolver es elegir dónde ocurrirá. 

Lugares para eventos corporativos en Guatemala hay muchos y debemos tomar varios factores en cuenta cuando hagamos el proceso de selección:

1. Fácil Acceso

¿Dónde está? ¿Cómo se llega? ¿Hay transporte público? ¿Qué hay cerca? ¿Hay estacionamiento? Debemos partir en que los invitados no conocen el sitio. Hay que asegurarse que estén habilitadas todas las opciones de traslado.

En caso de que no puedan llegar por sus medios, habremos de disponer de transporte que parta de un punto de reunión al que todos puedan llegar sin dificultad.

2. Hospedaje

Si la sede no está en un hotel, habrá que buscar sitio para los invitados a una distancia razonable. Más de 30 minutos en el traslado hacen que esta opción sea cara en términos de tiempo, ya que también debemos ofrecerles transporte de ida y vuelta.

3. Disponibilidad

Es fundamental asegurar la disponibilidad de los lugares para eventos en Guatemala.

No es sólo rentar un salón, hay que revisar si las áreas comunes también están a nuestra disposición y que los servicios sean los suficientes.

4. Congruencia

El sitio debe ser congruente con nuestra marca y con lo que queremos proyectar.

5. Presupuesto

Los costos siempre son negociables. Si el sitio cumple con los estándares que está buscando para su empresa, conviene analizar la factibilidad de un contrato por más eventos a cambio de un jugoso descuento.

6. Personal capacitado

Desde los meseros, hasta el personal de apoyo para seguridad debe ser suficiente.

Revise si puede aprovechar el servicio de hostess o edecanes para la aplicación de encuestas o para apoyar en el registro.

7. Equipo técnico confiable

La sonorización tiene que ser perfecta. Si el sitio no tiene la capacidad que usted demanda, puede negociar la contratación de un equipo externo. Esto incluye la utilización de equipo audiovisual y la musicalización.

Muy importante también es el tema de una red inalámbrica de internet.

Los invitados elevan su percepción sobre la organización cuando se les ofrece este servicio de manera gratuita.

8. Alimentación

Aunque este es todo un apartado, la calidad de las bebidas y alimentos debe ser de primera y suficiente.

Además el servicio de agua y café debe estar permanentemente disponible por lo menos en una mesa de servicio.

Si tomas en cuenta estos factores, te ahorrarás problemas y mucho estrés antes, durante y después del evento.

 

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