Consejos para optimizar el presupuesto de un evento corporativo

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

El monto asignado al presupuesto de un evento empresarial es importante, pero no es totalmente determinante del éxito del mismo.

Organizar un evento exitoso requiere recursos económicos pero, sobre todo, creatividad.

Causa una impresión duradera y, al mismo tiempo, optimiza presupuesto de un evento pensando en algo diferente, pues seguramente muchos de los asistentes ya habrán asistido a docenas de conferencias y simposios similares.

Hoy existen muchas herramientas en la Web, como Planning Pod, Asana y Trello, que pueden guiarlo para la planeación de un evento original.

Por supuesto, también debes hacer tu propia investigación en línea sobre los proveedores locales de todo tipo de servicios, para comparar calidad y precio y aprovechar al máximo su presupuesto.

Eventos híbridos, un nuevo recurso

Afortunadamente, los eventos corporativos fastuosos están cambiando para ser congruentes con la realidad económica. Así que la interactividad está sustituyendo al despilfarro como recurso bien apreciado por todos.

De hecho, la hibridación, es decir, la organización de eventos presenciales, pero con un importante componente virtual, es la última tendencia en eventos.

Con un evento híbrido, puede tener a algunos de sus oradores en la sala, mientas otros participan por medio de video conferencia, lo que reduce costos de un evento empresarial.

Para crear un evento así, sin embargo, necesita disponer de acceso a internet de alta calidad, que proporcione la cobertura y la capacidad adecuada para funcionar con un público masivo, así que la elección de la sede es básica.

Tips para ahorrar

  • Brinda descuentos a los asistentes que se registren antes de una fecha determinada, y utiliza los fondos para hacer contrataciones anticipadas con precios preferenciales

  • Si vas a organizar varios eventos, gestiónalos todos en la misma sede, para obtener descuentos especiales

  • Utiliza un mínimo de proveedores y ve qué opción te ayuda a optimizar presupuesto

  • Aprovecha los descuentos por venta anticipada que suelen ofrecer distintos proveedores

  • Busca patrocinadores entre empresas de su industria dispuestas a pagar por la exposición en su evento

  • Selecciona oradores que se encuentren en la ciudad el día del evento y así ahorrarás en los gastos de transporte y alojamiento

  • Recurre a los bufets, que pueden costar menos que una comida con menú planificado

  • Ofrece un menor número de opciones en el bar, como refrescos y vino, en lugar de una barra libre llena de licores

Un presupuesto de evento corporativo debe estar justificado hasta el último detalle. Busca, en el hotel donde quieras organizarlo, la asesoría de expertos sobre cómo ahorrar dinero en la organización de un evento sin escatimar en su calidad.

Sobre todo, echa mano de su creatividad y apela a la originalidad para hacer que tu evento sea verdaderamente memorable.

 

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