¿Cómo planificar un evento corporativo en un hotel? Siga los 10 pasos

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

Organizar un congreso o un evento corporativo requiere planeación detallada y una gran atención a los detalles.

Cuando no sabes cómo planear y organizar un evento, es fácil que no se anticipen situaciones que pueden convertir el evento en una experiencia poco satisfactoria para los asistentes.

Si tu convención se realizará en un hotel, hay varios aspectos que puede controlar con bastante antelación, pues el personal encargado tiene experiencia en cómo planificar un evento.

Aunque cada caso es diferente, estos son algunos puntos sobre cómo planear un evento que se deben tomar en cuenta para asegurar el éxito.

1. El inicio

Una vez que determines el propósito del evento, comienza el proceso de planificación tan pronto como sea posible.

Identifica fechas, horarios preferidos y ubicación de la sede, así como el número total de asistentes e invitados especiales.

Has una lista de requerimientos: equipo de audio, video, monitores de presentación, micrófonos y conexiones de los cables, por ejemplo, para que verifique que el hotel cuenta con lo necesario. 

2. Los tiempos

Has un proyecto de programa para el evento, determinando los tiempos de llegada y los horarios de cada presentación.

Inicia alrededor de las 10 de la mañana. Esto permite a los ejecutivos arreglar asuntos de último minuto, antes de “desconectarse” para atender al evento.

Si habrá muchos invitados foráneos, asegúrate que la sede tenga vías cómodas para transportarse rápidamente desde y hasta el aeropuerto.

3. Las pausas

Incluye espacios en la agenda de presentaciones para sesiones de preguntas, y también para pausas.

Confirma que el hotel puede proveer el menú adecuado si el evento dura todo el día. También debes proveer refrescos y refrigerios para las pausas en la agenda. 

4. La coordinación

Contacta al organizador de eventos corporativos del hotel, explícale los detalles de su reunión y coordina con él la disponibilidad de las fechas y los gastos.

Asegúrate de que el equipo y los servicios que requiere (estacionamiento seguro, conexión a internet de alta calidad) serán proporcionados por el hotel, al igual que los accesorios, como mantelería, botellas de agua, papel y bolígrafos. 

5. Las firmas

Confirma toda la información con su compañía. Termina el proceso de reserva y firme el documento requerido por el hotel inmediatamente, pues un retraso en la firma puede liberar las fechas que haya reservado. 

6. La actualización

Has el orden del día definitivo. Actualice el proyecto para incluir cualquier cambio o información específica del hotel.

Revisa la lista de los artículos necesarios para incluir cualquier elemento adicional que pueda necesitar. 

7. Las direcciones

Envía las invitaciones formales a todos los asistentes y ponentes. Indique fecha, hora, lugar y propósito del evento en la invitación, e incluya un pequeño mapa de la ubicación.

Verifica que la información incluya la dirección completa, el código postal y los teléfonos del hotel. 

8. El día anterior

Visita el hotel el día antes del evento. Si es posible, supervisa que se configure el equipo; habla con el coordinador de eventos del hotel e identifica detalles finales que deban afinarse.

9. La verificación

Llega al hotel entre dos y tres horas antes del inicio del evento. Recorre todo el lugar. Revisa la configuración de los equipos y la prueba de altavoces y micrófonos. Verifica los acuerdos con el representante del hotel. 

10. El día siguiente

Asegúrate de que todo el equipo sea devuelto en buenas condiciones inmediatamente después del evento. Has limpiar la zona y disponer de cualquier basura en los recipientes previstos. Así asegurarás la devolución de los depósitos de seguridad proporcionados durante el proceso de reserva.

Aunque no tengas conocimiento previo sobre cómo organizar un congreso o evento, encontrarás en el coordinador de eventos del hotel seleccionado a un valioso aliado.

Solo proporciónale la información más detallada sobre el tipo de evento que desea organizar y el número de invitados, y él te podrá hacer sugerencias que le satisfagan plenamente y te garanticen el éxito.

 

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