Cómo organizar un congreso con invitados internacionales

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

Al momento de organizar un congreso internacional, puedes seguir los consejos de cómo planificar un evento corporativo, pero hay otros factores especiales que debe tomar en cuenta.

Uno de ellos es el tiempo de anticipación para la planeación; otro, las comodidades que debe ofrecer a los invitados extranjeros.

La planificación de un congreso internacional debe comenzar al menos 18 meses antes de su realización, y parte importante de cómo planear y organizar un evento es determinar el lugar.

Elegir bien el lugar

La mejor opción suele ser un buen hotel. Además de que facilita enormemente los traslados de los viajeros, a usted le ahorrará dinero y estrés, pues sabrá que todos los ponentes estarán a tiempo en el lugar de la presentación.

Tenga en cuenta que los invitados que vienen en vuelos intercontinentales llegarán con jet lag, así que alojarlos en la sede del evento les dará oportunidad de descansar un poco más.

Es importante, sin embargo, que el hotel elegido cuente con la infraestructura necesaria para realizar presentaciones de alta calidad.

Debe tener espacios adecuados para ubicar cómodamente a todos los invitados y para montar los talleres y exposiciones que, quizá, complementen el evento. 

Organizar los menús 

Es muy útil que establezca un área de hospitalidad (hospitality room) ya sea en la zona de conferencias o en un conjunto de habitaciones.

Ahí puede ofrecer bocadillos y bebidas no alcohólicas en un ambiente cómodo e informal, en el que los invitados puedan conversar hasta altas horas de la noche.

Recuerde también pedir previamente a los asistentes información sobre requerimientos especiales de alimentación por motivos religiosos o de salud. Al planear el menú tendrá que considerar estos aspectos. Por ejemplo:

  • Para invitados judíos, servir comida kosher

  • Para invitados musulmanes, nada con cerdo, vino ni licores

  • Para invitados hindúes, nada con carne de res

  • Para invitados vegetarianos, nada de origen animal

Ofrezca también algunas opciones aptas para diabéticos y libres de gluten. 

Ofrecer servicio de intérpretes 

Para un grupo internacional, los traductores son una necesidad.

Aunque la sede cuente con su propio personal multilingüe para manejar los asuntos de sus huéspedes, el Congreso debe tener sus propios intérpretes disponibles en las salas de eventos.  

Disponer el equipo necesario

La mayoría de los conferencistas requiere equipo audiovisual, iluminación, pantallas y otros tipos de productos electrónicos. 

Si vienen de otros países no tendrán tiempo para verificar que todo funcione, y usted debe estar preparado para que ofrezcan su conferencia de la mejor manera.

Asegúrese de que las presentaciones pueden apreciarse perfectamente desde cualquier asiento, y de que los asistentes podrán interactuar con los ponentes en los momentos requeridos.

Proveer orientación sobre transporte

Las aerolíneas a menudo ofrecen ofertas para grupos.

Un agente de viajes experimentado puede hacer buenas sugerencias para que los asistentes tengan un viaje más cómodo. 

Brindar entretenimiento

Un poco de creatividad puede ganarle muchas simpatías.

Quizá pueda organizar una cena en un punto turístico de la ciudad, o agregar un día a la visita de los conferencistas para ofrecerles un recorrido como muestra de agradecimiento. 

Poner a mano suministros

En cualquier viaje, la gente olvida cosas. Además de los tradicionales stocks de bolígrafos y libretas para notas, disponga también de algunos cargadores para teléfonos y conexiones que pueda prestar a los visitantes que lo necesiten. 

Aunque cuente con los mejores tips sobre cómo organizar un congreso, no todo se puede controlar, y es importante que cuente un plan de contingencia para superar cualquier problema de última hora.

Por ejemplo, tenga preparados conferencistas locales dispuestos a entrar al relevo si algún ponente no llega a presentarse.

En último caso, un "brunch" o una merienda fuera del programa pueden calmar a los asistentes decepcionados y proporcionarles un respiro en un día muy ocupado.

No todo está dicho sobre cómo planear un evento, pero basarse en la experiencia de organizadores profesionales o del personal de apoyo de un hotel te puede ahorrar dolores de cabeza.

Prepare tu evento internacional con tiempo y de la manera más organizada, y no sufras por los contratiempos de último minuto. Resuélvelos de la mejor manera posible y todos lo agradecerán. 

 

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