¿Cómo organizar eventos corporativos que sorprendan a todos?

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

En estos tiempos un evento no sólo tiene que ser satisfactorio, sino además tiene que sorprender.

Independientemente si es personal, social o de negocios, desde la planeación debe estar enfocada en dejar huella en los asistentes. ¿Y cómo organizar eventos corporativos exitosos? Al terminar de leer este post, tendrá usted un panorama más claro.

Los primeros factores que debemos tomar en cuenta son: alcance, asistentes, tiempo y presupuesto.

Una vez que tengamos definido el objetivo, habría que establecer un equipo organizador. Se trata de desarrollar dinámicas de trabajo en equipo para que todos participen activamente en las etapas de pre, durante y post.

Si no se alcanza el objetivo, habremos fracasado. Es así de simple. Para definirlo es importante:

1. Ser específicos. Dejar muy claro qué queremos lograr.

2. Establecer metas medibles. No podemos decir “Queremos ser el mejor evento”, por el contrario debemos establecer cosas como “Alcanzar una audiencia de 2 mil personas”.

3. Ser incluyentes. Todas las opiniones del staff organizador deben ser tomadas en cuenta.

4. Ser realistas. Administrar y optimizar los recursos.

5. Utilizar la herramienta de las cinco preguntas. Al estilo periodístico, para planear hagamos las preguntas claves: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Por qué? Los objetivos definidos nos darán un claro camino para saber cómo trabajar en equipo.

6. Identificar la audiencia. ¿Quiénes queremos que asistan y qué les vamos a ofrecer para convencerlos? Aún si es un evento al que estén obligados a asistir por temas laborales, tenemos que pensar en la forma de atraer su interés.

7. Definir el tipo de evento. Lo primero que preguntan los event planners es qué tipo de evento queremos. A partir de eso nos pueden ayudar en la definición del lugar, el catering y los detalles.

8. Establecer el objetivo. ¿Se trata de una reunión para fortalecer el team building?, ¿queremos agendar reuniones posteriores de negocios? O ¿es una exposición para ofrecer un producto o servicio?

9. Definir la fecha. Verifiquemos que no sea durante una fecha especial, un evento importante para la ciudad o que no choque con algo preestablecido.

10. Definir el sitio. Tomemos en cuenta la ubicación, el acceso, los servicios que ofrecen y los costos y beneficios. En estos casos los hoteles suelen ofrecer todo el paquete de acuerdo a nuestro presupuesto y necesidades.

11. Pedir ayuda. Los equipos, personas o empresas externas que están especializadas en la organización de eventos conocen su negocio mejor que nosotros y nos pueden ayudar tanto en el desarrollo de nuestro plan como en la optimización del presupuesto.

Tip extra: Dejemos entre un 5% y un 10% del presupuesto libre por cualquier gasto imprevisto que surja, tal como un transporte especial o una habitación extra para algún acompañante de los invitados. 

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