Cómo planear un evento corporativo sin cometer estos errores básicos

Publicado por: Eventos en Hoteles |  
Categoría:  Corporativos

Cuando se trata de cómo organizar un evento corporativo, lo mejor es tener una idea clara de su propósito, elaborar cuidadosamente la lista de invitados y dedicar suficiente tiempo a los preparativos.

Para un gerente de mercadeo o ventas, ninguna tarea es más estresante como planear y organizar un evento corporativo. El éxito de meses de planificación a menudo depende de los detalles finos del último día.

Aunque se siga al pie de la letra un manual de cómo planificar un evento corporativo, siempre pueden surgir contratiempos, pero es útil que usted conozca cuáles son los errores comunes y cómo evitarlos. 

Ten claro el objetivo final: ¿Busca forjar conexiones, atraer a nuevos clientes, dar las gracias a los existentes? Es importante tener claro qué quiere ganar con el evento, para que pueda adaptarlo específicamente a alcanzar esos objetivos. 

Programa suficiente tiempo para la preparación: Si está alquilando el espacio para tu evento, lo más probable es que esté ocupado el día anterior por un cliente diferente. Calcula cuánto tiempo necesitarás para instalar todo lo necesario y ten en mente este factor cuando contrates el lugar. 

Monitorea el pronóstico del tiempo: Comprueba siempre el pronóstico del clima en los días previos al evento, especialmente si será al aire libre. Si llueve, ¿cuentas con toldos o paraguas para los asistentes? Si hace mucho calor, ¿tienes agua disponible y lugares a la sombra para que la gente se refresque? Asegúrate de planear para todos los climas posibles.

Haz una evaluación de riesgos: Evalúa los riesgos tan pronto como sea posible, esto te permitirá planear para el peor de los casos. Aunque nunca es fácil superar los contratiempos, es mucho más sencillo si ya cuentas con planes de contingencia para salir adelante en esas situaciones. 

Dispon de suficiente personal para recibir a los asistentes: Las filas pueden crecer muy rápidamente, incluso en eventos pequeños. Asegúrate de tener suficientes empleados de recepción para evitar que esto ocurra. Coloque personal extra al inicio del día, cuando llega el mayor porcentaje de los asistentes, y verifica que todos tengan una tarea asignada: desde marcar los nombres en las listas y entregar identificaciones hasta controlar la entrada al salón para acelerar el proceso. 

Instala un servicio de guardarropa: Esto es especialmente importante durante los meses fríos. Nadie quiere cargar un abrigo mientras está en una conferencia. Monta un espacio adecuado para que los asistentes almacenen abrigos y equipaje, y asegúrate de contar con un sistema de entrega que agilice la recuperación de los objetos al final del día.

Ofrece Wi-Fi: No contar con una conexión confiable a internet frustrará a los asistentes, pues limitará su acceso a correos electrónicos y a sus contactos. Y, lo más importante, les impedirá compartir mensajes sobre el evento en sus cuentas de redes sociales. 

Promueve el intercambio en redes sociales: Proporciona un foro para discutir el evento en las redes sociales; configura un hashtag o etiqueta, úselo y difúndalo a través de sus propios perfiles. Use de la tecnología para disponer de muros en los que se puedan desplegar los tuits sobre el evento; es una buena forma de fomentar el intercambio y la discusión. 

Invita a personas con perfiles diferentes: Incluya invitados que puedan ser útiles a sus clientes aunque no te beneficien directamente a tu empresa. Las conversaciones serán más variadas, el grupo estará mucho más animado y los asistentes lo recordarán con agradecimiento.

Suministra suficientes alimentos y bebidas: La comida y las bebidas son una parte clave de cualquier evento. Si la gente se va con hambre, no lo olvidará. Si va a servir un buffet, canapés o bocadillos, asegúrate de que haya suficientes para todos y de que la comida sea distribuida equitativamente entre los asistentes. 

Dar seguimiento después del evento: Si no envías un mensaje después de su evento, desperdiciarás una oportunidad valiosa de conservar su impulso. Este es el momento en el que tu audiencia estará más comprometida con tu empresa, y cuando sus correos electrónicos tendrán la más alta respuesta.

Cuando te plantees cómo planear un evento corporativo, recurra a esta lista. Quizá no se salve de los imprevistos, pero sí te asegurará de tener bajo control muchos elementos que garantizarán su éxito.

 

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